Công tác chuyển đổi số ở doanh nghiệp vẫn đang gặp nhiều khó khăn, vướng mắc. Doanh nghiệp không biết chuyển đổi số bắt đầu từ đâu, bắt đầu từ khâu nào, cần chuẩn bị những gì, làm thế nào để chuyển đổi số hiệu quả, nhân sự và tài chính cần có kế hoạch ra sao, tìm kiếm sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính ở đâu…

Thực trạng đang diễn ra ở doanh nghiệp hiện nay:

- Không kiểm soát được tiến độ công việc, dự án, thông tin đứt gãy do làm việc thủ công trên nhiều công cụ: Excel, Email, Zalo, Viber, Messenger,...

- Họp hành dàn trải, liên tục nhắc nhở đốc thúc nhưng không hiệu quả

- Cộng tác, phối hợp giữa các bộ phận phòng ban rời rạc, xây quy trình hướng dẫn bằng văn bản nhưng nhân viên khó áp dụng, làm theo

- Đơn từ, phê duyệt chất đống, khó tổng hợp lưu trữ. Quản lý không phải lúc nào cũng có mặt ở văn phòng để ký nháy giấy tờ

- Nhân viên dần mất động lực làm việc, hết động lực gắn bó, gây ra tình trang chảy máu chất xám trong doanh nghiệp

Phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp nhiều rào cản trong chuyển đổi số. Doanh nghiệp chưa có tư duy và nhận thức đầy đủ về chuyển đổi số. Thiếu sự cam kết và kiên trì từ lãnh đạo doanh nghiệp. Doanh nghiệp thiếu thông tin về công nghệ số, đồng thời hạn chế về nguồn nhân lực và tài chính cho công cuộc này.

Trước thực trạng này, phần mềm quản lý doanh nghiệp là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp bước đầu tiệp cận công tác chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

4 lợi ích “vượt trội” của phần mềm quản lý doanh nghiệp

Tối ưu hóa quy trình, mang lại hiệu quả cao hơn

Trong doanh nghiệp luôn tồn tại rất nhiều quy trình công việc cần thực hiện. Đôi khi có những việc như: lập hóa đơn, quản lý dự án, quản lý tài nguyên, hợp nhất, quản lý tài sản và nhiều quy trình khác,… mà khi thực hiện thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Việc áp dụng công nghệ sẽ giúp các quá trình trở nên hiệu quả, chính xác và minh bạch hơn rất nhiều. Năng suất của nhân viên được cải thiện, hạn chế lãng phí thời gian, góp phần hạn chế các chi phí ẩn trong doanh nghiệp.

Số hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp

Khi áp dụng phần mềm quản lý sẽ giúp tổ chức cắt giảm các công đoạn không cần thiết khiến nhân sự mất nhiều thời gian xử lý. Thay vào đó, một hệ thống tích hợp nhiều tính năng, dễ dàng thiết lập và hỗ trợ quy trình quản lý đạt hiệu quả cao sẽ tiết kiệm nhiều chi phí nhỏ lẻ cho doanh nghiệp.

Đây còn là hành động giúp số hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý giúp kiểm soát tài chính, tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, tối ưu hoạt động quản trị nhân sự. Bên cạnh đó, ứng dụng công nghệ này còn giúp tự động liên kết các dữ liệu kế toán – nhân sự – bán hàng, giúp nâng cao chất lượng thương hiệu.

Giảm thiểu rủi ro 

Các phần mềm quản lý có một ưu điểm vô cùng nổi trội đó là kết nối toàn bộ hệ thống quản trị doanh nghiệp vào một khối thống nhất. Điều này giúp giảm gánh nặng và mức độ công việc cho ban lãnh đạo, nhà quản lý không cần mất nhiều thời gian và công sức trong việc tìm ra lỗi sai, hay đối chiếu báo cáo giữa các phòng ban.

Các số liệu, dữ liệu trong doanh nghiệp có độ chính xác cao, tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quy trình quản lý và vận hành doanh nghiệp. Hạn chế các rủi ro rò rỉ, đánh cắp dữ liệu, đảm bảo an toàn cho dữ liệu thông tin. 

Quản lý mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý doanh nghiệp online còn có ưu điểm là có thể quản lý mọi lúc mọi nơi, không giới hạn thời gian và không gian. Điều này giúp người quản lý có thể theo dõi, nắm bắt thông tin ở bất kỳ đâu.Hơn nữa, nó còn đặc biệt hữu ích trong trường hợp làm việc từ xa, làm việc remote hay  tuyển dụng trực tuyến.

Các giải pháp chuyển đổi số cụ thể khi áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp như sau (tùy theo từng phần mềm quản lý doanh nghiệp):

1.                      Giải pháp quản lý công việc và dự án toàn diện dành cho doanh nghiệp

- Tổ chức, quản lý công việc theo dự án hoặc theo từng phòng ban

- Theo dõi tiến độ trực quan thông qua giao diện: Kanban, Gantt chart, list

- Đánh giá kết quả minh bạch qua báo cáo được cập nhật real-time

- Phân quyền sâu chi tiết, hỗ trợ làm việc với những dự án có sự tham gia của khách hàng

 Hình ảnh giao diện theo dõi công việc thực hiện, tiến độ thực hiên (Phần mềm I-VIBO)

2. Giải pháp quản lý và phê duyệt đề xuất online trong doanh nghiệp

- Quản lý và hệ thống hóa tất cả các form mẫu đề xuất trong doanh nghiệp

- Cung cấp tính năng duyệt đề xuất online với sự phân quyền sâu và chi tiết

- Thêm người theo dõi hoặc giao việc cho những người có liên quan ngay trên phần mềm

- Cập nhật tình trạng của các đề xuất theo thời gian thực, gửi thông báo đến các thành viên có liên quan khi có bất cứ thay đổi hoặc tương tác nào.

3. Giải pháp quản lý và tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp

- Thiết lập, quản lý và tự động hóa toàn bộ quy trình của doanh nghiệp trên một nền tảng

- Kết nối dữ liệu và liên kết các quy trình với nhau trong doanh nghiệp

- Cập nhật và thông báo real-time ngay khi mỗi một nhiệm vụ được tick done và kết thúc

- Kiểm soát, phát hiện nhanh điểm nóng, đo lường hiệu quả và cải thiện quy trình

4. Giải pháp quản lý và tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp

- Thiết lập, quản trị mục tiêu chung và kết quả then chốt

- Kết nối nhà quản lý và nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp

- Gia tăng sự tập trung, tính trách nhiệm đối với công việc và tính liên kết giữa các mục tiêu của cá nhân, phòng ban và doanh nghiệp

- Cung cấp số liệu giúp doanh nghiệp nắm rõ tiến trình công việc và đánh giá kết quả & hiệu suất làm việc

5. Giải pháp quản lý cuộc họp cho doanh nghiệp 4.0

- Quản lý, lên kế hoạch và tổ chức cuộc họp một cách nhanh chóng

- Phân chia trách nhiệm cụ thể cho các cá nhân tham gia trước, trong và sau khi kết thúc cuộc họp

- Ghi chú các thông tin quan trọng, lưu trữ lại lịch sử và nội dung của các cuộc họp để tra cứu và xem lại khi cần

- Tự động thông báo các thông tin về cuộc họp cho các thành viên tham gia

6. Giải pháp quản lý và phê duyệt đề xuất online trong doanh nghiệp

- Phân loại tài nguyên theo đặc tính, mục đích sử dụng và quản trị theo trạng thái hoặc theo tính chất phân quyền

 - Xây dựng hệ thống tài nguyên, phân quyền quản lý và sử dụng minh bạch

- Kiểm tra được nguồn tài nguyên đang khả dụng, đăng ký và phê duyệt quyền sử dụng ngay trên hệ thống

- Báo cáo tỉ lệ và tần xuất sử dụng tài nguyên theo khoảng thời gian mong muốn

7. Giải pháp Quản lý, lưu trữ dữ liệu tài sản

- Quản lý tài sản online với các hoạt động bàn giao, thu hồi, hủy bỏ, phục hồi, sửa chữa, mất, hỏng…

- Lưu trữ thông tin các biên bản và thông tin các hành động đối với từng tài sản trên hệ thống

- Cung cấp thông tin để đưa ra quyết định mua sắm tài sản

- Quản lý tài sản dù bạn đang ở bất cứ nơi đâu. Cập nhật thông tin theo thời gian thực

 Hình ảnh giao diện quản lý tài sản trực tuyến, kiểm tra số lượng, tình trạng và lịch sử sửa chữa của tài sản (Phần mềm FastWOrk)

8. Giải pháp quản lý và tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp

- Thiết lập quy trình kết nối giữa các ứng dụng

- Thiết lập điều kiện và tùy chỉnh các dữ liệu được trao đổi trong một quy trình

- Hỗ trợ bộ lọc thông minh, dễ dàng tìm kiếm các quy trình kết nối dữ liệu

- Hỗ trợ kết nối các ứng dụng trong nền tảng Base với hệ thống bên ngoài

9. Giải pháp chữ ký điện tử

- Ký duyệt văn bản trực tuyến không cần USB Token

- Điện tử hóa việc ký và tích hợp với các phần mềm để lưu trữ mọi văn bản tài liệu

- Cho phép nhiều người cùng ký trên một tài liệu

- Tính bảo mật cao và đảm bảo an toàn khi sử dụng

Kết luận

Dưới tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng 4.0 thì chuyển đổi số là xu thế tất yếu không thể phủ nhận, nếu đứng ngoài cuộc doanh nghiệp sớm muộn sẽ bị tụt hậu, mất lợi thế cạnh tranh.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp cung cấp các giải pháp chuyển đổi giúp doanh nghiệp khai thác được tối đa năng lực làm việc của nhân viên trong công ty. Bởi, những công việc có giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thể tự động thực hiện mà doanh nghiệp không tốn chi phí, đồng thời cũng giúp nhân viên có thêm thời gian để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các công việc quan trọng khác. Chuyển đổi số cũng giúp người quản lý dễ dàng đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên qua số liệu báo cáo kịp thời.

Nếu sở hữu nền tảng số hóa sẽ có thể triển khai và vận hành doanh nghiệp hiệu quả, chính xác và chất lượng. Bởi các giải pháp quản trị và vận hành số hóa sẽ tăng tính hiệu quả và chính xác trong các quyết định của doanh nghiệp. Đồng thời, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác nhờ việc tối ưu hóa quản trị, chi phí, lợi nhuận, tương tác nhanh chóng với khách hàng, chính sách chăm sóc và phục vụ khách hàng,…